Photo by energeticspell (Flickr)
Plánovanie času pomocou techniky 4 kvadrantov je metóda stará cez 50 rokov. Je to jedna z najužitočnejších techník organizovania, na ktorú som kedy narazil. Štyri kvadranty plánovania času alebo tzv. Eisenhowerova metóda nás v podstate má naučiť jedinú, ale zato kľúčovú vec: plánovať svoj čas podľa dôležitosti a urgentnosti jednotlivých aktivít.
Prečo názov Eisenhowerova métoda? Pretože presne takto plánoval čas sám Dwight D. Eisenhower, tridsiatyštvrtý americký prezident. Ten podstatu celej metódy vystihol v úžasnom výroku: “To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.”
Táto technika Vás naučí veľmi efektívne plánovať svoj čas a organizovať jednotlivé úlohy podľa priorít. Namiesto nepraktických písmenkových (A, B, C) alebo číselných (1, 2, 3) priorít používa oveľa dômyselnejší systém – rozdeľuje úlohy podľa dôležitosti a naliehavosti.
“To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.” – Dwight D. Eisenhower.
Veľa ľudí by sa urazilo, keby ich práca mala byť prehadzovanie kameňov z jednej strany plota na druhú. Teoreticky by sme mohli zamestnať druhú skupinu ľudí, ktorá by tieto kamene zase prehadzovala naspať. Žiadny iný zmysel okrem zárobku by v tej práci nebol a preto by takúto ponuku mnoho ľudí neakceptovalo. Ale na svete bohužiaľ existuje mnoho ľudí, ktorých práca o veľa väčší význam nemá…
Nehovorím teraz o tom, že dôležité povolania sú len doktori a učitelia. Snažím sa povedať, že každá jedna práca sa dá vykonávať bez zmyslu alebo so zmyslom. A vykonávať ju s nejakým hlbším zmyslom je väčšinou ťažšie, pretože to od nás chce, aby sme si vyberali ťažšie a náročnejšie úlohy. Inými slovami… Ak chceme byť úspešní, nestačí len makať . Musíme makať na zmysluplných veciach.
Plánovanie času podľa dôležitosti a naliehavosti
 Dôležitosť znamená jednoducho, ako veľmi je pre nás daná úloha dôležitá (významná). |
 Urgentnosť (naliehavosť) znamená, ako nutné je dokončiť danú vec hneď teraz. |
Ak si v anglickom slovníku vyhľadáte slovo important (dôležitý), jeden z ponúkaných prekladov bude slovo naliehavý. To ale nie je správne… Dôležitosť vyjadruje stupeň významu určitej aktivity pre Vás osobne. Na druhej strane naliehavosť (urgentnosť) vyjadruje v podstate len počet hodín do deadline-u. Čím viac sa blíži deadline, tým je úloha urgentnejšia. Ale dôležitosť úlohy sa v závislosti od času nijak nemení.
Príklad: Ak študujete posledný ročník vysokej školy, napísanie diplomovej práce je pre Vás určite veľmi dôležité. V októbri to ale asi nie je úplne urgentné. Ak prvý októbrový týždeň nič nenapíšete, nič sa nestane. Ak nič nemáte ešte ani začiatkom apríla, je to problém, a musíte začať makať. (Mimochodom, dá sa to stihnúť :)
Plánovanie času podľa Eisenhowera
Eisenhowerova metóda rozdeľuje aktivity do štyroch kvadrantov:
- 1. kvadrant - urobte sami a čo najskôr
- 2. kvadrant - urobte sami a venujte týmto aktivitám čo najviac času
- 3. kvadrant - pokúste sa delegovať
- 4. kvadrant - snažte sa čo najviac obmedziť
Väčšina ľudí pri plánovaní svojho času totiž uvažuje iba v rovine urgentnosti, t.j. čo musím urobiť hneď teraz a čo musím urobiť zajtra.
Bohužiaľ sa mnoho z nás takmer vôbec nezamýšľa nad dôležitosťou jednotlivých aktivít, t.j. prečo vôbec niečo musím/chcem urobiť.
– Henry David Thoreau
Čo s kvadrantom číslo 4?
Doteraz si pamatám, ako sme sa o tomto učili v škole. Prednášajúci nám položil tú otázku: “Koľko miesta vo svojom diári by ste mali nechať pre aktivity z kvadrantu číslo 4?” Vačšina z nás odpovedala “No predsa nula. Keď niečo nie je dôležité a ani urgentné, prečo by sme to robili?”
Áno, zdá sa to logické. A v ideálnom prípade, by sme naozaj nemali plánovať, že budeme svoj deň tráviť nedôležitými a neurgentnými aktivitami. Bohužiaľ sa však náš život sa nedá naplánovať na hodinu presne. Kvadrant číslo 3 a 4 – to sú hlavne nezamýšľané vyrušenie a neplánované zmeny v programe. Ak chceme byť vo svojom plánovaní realistický, musíme do našej agendy pridať aspoň jednu “voľnú” hodinku ako časovú rezervu.
Ako spoznať, čo je skutočne dôležité?
Keď som bol mladší, študoval som bojové umenia. Možno ste niekedy počuli o jiu-jitsu. V preklade to znamená umenie jemnej cesty, ale dlhší preklad, resp. vysvetlenie je také, že snaha jiu-jitsu je spôsobiť maximálny účinok minimálnym úsilím.
Pre mňa osobne to je v prenesenom zmysle najlepšia definícia dôležitosti, na akú som doteraz narazil.
Pozrite sa na svoj vlastný to do list, zoznam všetkých úloh, a spýtajte sa sami seba:
- Ktorá úloha, keď ju dokončím, bude mať najväčší pozitívny efekt na môj život?
- A súčasne… Čo zo všetkých mojich úloh je najjednoduchšie urobiť?
- No a v neposlednej rade… Kde je ideálny pomer cena / výkon? Ktorá úloha ma posunie ďalej najrýchlejšie?
To sú podľa mňa doležité úlohy. Na tých by ste mali pracovať.
Pripojte sa k hromade ľudí, ktorí zdarma dostávajú čerstvé články priamo na svoj email, hneď ako sú publikované.
202
Zda sa mi to ako taka jednoduchsia verzia GTD. Bolo by super ak by si spravil porovnanie GTD a tejto matice.
Toto spojenie mi nenapadlo. Ale hej má to spoločné body :-)
Některé věci prostě zná, ví…, ale pak tak nějak zjistí, že i když ví a zná, danou věc úspěšně nepoužívá, nepoužívá téměř žádnou a neustále se po překotném zkoušení nějaké TM techniky vrací do jakéhosi středověku řízení času. Mám chuť si ten čtverec vyřezat do svého pracovního stolu :)
PS: Super napsané. Gratuluji k dalšímu článku.
Úžasný článok :) Aké jednoduché a pritom také ťažké…..Ďakujem :)
Ja Eisenhowerovú metódu používam takým spôsobom, že na pracovnom stole 4 kastlíky nad sebou, kde najvyšší je kvadrant dôležité urgentné….a najnižší je nedôležité neurgentné.
Len nedávno som narazila na metódu GTD, ktorou sa teraz zaoberam, nakoľko mám s časom dosť veľké problémy…ale aj toto je super a 4 kaslíky vyššie spomínané su fajn nápad…naozaj pekne napisane, pre mna pomerne ťažko uskutočniteľné, pretože keby sa mi tak veľmi chcelo ako sa mi nechce robiť dôležité a následne urgentné, tak by bol môj život dokonalý…ale snažím sa :)