9 krokov k prázdnej emailovej schránke

Ľuboš Ľahký Produktivita komentárov

E-maily sú zlo. Sú ich miliardy a nedá sa ich zbaviť. Vyhrať nad nimi je nemožné, ale dá sa aspoň remizovať?

Našťastie áno. Chce to trochou disciplíny, ale stojí to za to. Tak sa pusťme do toho.

Empty Inbox – Inbox Zero – Prázdna schránka. Pre mnohých nedosiahnuteľný stav alebo názov nového sci-fi, pre zasvätených systém na život s e-mailmi. Možno prvýkrát opisaný ako Inbox Zero, chlapíkom menom Merlin Mann. Má pár jednoduchých pravidiel:

1. Schránka je šťastná, keď je prázdna

Vždy horko zaplačem, keď vidím kolegu márne hľadajúceho môj mail v preplnenej schránke s 2348 neprečítanými mailami. Nemá šancu. Je to ako hľadať čisté ponožky v prázdnej skrini a v skrini plnej špinavého prádla.

2. E-mail má slúžiť vám, nie vy jemu

Vypnite si všetky notifikácie a zavrite e-mailovú aplikáciu. Vopred si určte čas, kedy sa e-mailom budete venovať a dodržiavajte ho. Stačí 2x denne, keď bude horieť, zavolajú vám.

3. 20 sekúnd na e-mail stačí

Keď už sa k e-mailom dostanete, pustite sa do nich zhora dolu a sekajte.
(1) Najprv zmažte všetky nepotrebné správy.
(2) Potom archivujte maily, na ktoré netreba odpovedať, ale chcete ich mať dohľadateľné.
(3) Maily, ktoré viete delegovať, rovno prepošlite ďalej.
(4) Následne odpíšte na e-maily, ktorým stačí krátka odpoveď v jednej až dvoch vetách.
(5) Nakoniec ostali len dôležité e-maily, ktorým sa treba povenovať. Spravte si z nich to do úlohy a archivujte ich. Tadá, inbox je prázdny, nič sa nestratilo a každý e-mail dostal, čo si zaslúžil.

4. Špeciálna zložka – záchranca prázdnej schránky

Stretol som sa už s rôznymi systémami zložiek, ale netreba to komplikovať. Ja mám špeci zložku na newslettere s výberom top článkov, ktoré chcem dostávať, ale cez týždeň na ne nemám čas. Tak ich presúvam do špeci zložky a cez víkend sa k nim dostanem. Ak nie, tak ich proste zmažem, lebo sa poznám. Mišo Truban má napríklad špeci zložku „To check” na skontrolovanie mailov, ktoré delegoval.

5. Zastavte prílev správ, Odhláste sa z newsletterov

Nezaujíma vás mail, ktorý ste dostali? Obetujte tú sekundu navyše a namiesto zmazania nechceného mailu kliknite na unsubscribe. Zachránite si tak čas v budúcnosti. Prípadne skúste super službu https://unroll.me

6. Zautomatizujte si schránku

Ak opakovane vykonávate rovnaké operácie s rovnakými e-mailmi, zautomatizujte si to. Buď použitím poštových filtrov, alebo služieb ako https://zapier.com, prípadne https://ifttt.com.

7. Píšte krátke e-maily

Pripojte sa k hnutiu http://five.sentenc.es a dajte si záväzok, že väčšina vašich správ nebude dlhšia ako 5 viet. Ušetríte tak čas sebe, príjemcovi a možno aj začnete prijímať krátke e-maily.

8. Píšte menej  e-mailov a bez otvorených koncov

Ak v maily rovno navrhnete miesto a dva časy pre stretnutie, ušetríte si pár mailov naviac. Myslite o krok dopredu a pripojte prípadné prílohy alebo linky, ktoré k obsahu patria.

9. Prokrastinujte zmysluplne

Nechce sa vám robiť alebo sa nudíte na záchode? Premažte si nepotrebné e-maily alebo ich dajte do archívu. Maily, ktoré si však vyžadujú viac ako 2 kliky alebo potiahnutia palcom, si nechajte na „mailový čas”. Neutečú.

Ako začať? Buďte nemilosrdní:

1. Označte všetky maily v schránke.
2. Zmeňte ich stav na prečítané.
3. Archivujte ich.

A je to. Máte čistý stôl, už len stačí nezasviniť si ho.

BONUS: Ako zvládnuť inbox po dovolenke?

Jednoducho budete všetky príchodzie maily mazať a odosielateľovi príde automatická odpoveď, ktorá mu oznámi, že ste na dovolenke, mail sa zmazal a má vás kontaktovať po návrate do práce. Tak to robí napríklad automobilka Daimler.

O AUTOROVI

Ľuboš Ľahký

anka-gravatarSpočiatku mal na starosti sociálne médiá. Postupom času sa ako copywriter a projektový manažér podieľal na veľkom projekte redizajnu webu Websupport.sk. V súčastnosti pracuje ako šéf marketingu a zároveň product owner vo Websupporte.

 

Vyskúšajte 5-dňovú time management výzvu

Kliknite sem

O autorovi

Volám sa Andrej Mikula a som zakladateľ TimeManagement.sk. Prostredníctvom kurzov a individuálnych konzultácií pomáham ľuďom a organizáciám zvýšiť efektivitu a dosiahnuť vytýčené ciele. Viac info nájdete tu.