Metóda 3-3-3: Ako byť produktívnejší

Metóda 3-3-3 je time management technika, ktorú popísal Oliver Burkeman vo svojej knihe ​Štyritisíc Týždňov (Time Management pre Smrteľníkov). Radí nám plánovať svoj pracovný čas po 3 hodinách:

• Prvé 3 hodiny: Sústredená práca - Najdôležitejšie úlohy
• Druhé 3 hodiny: Urgentné úlohy s nižšou dôležitosťou
• Tretie 3 hodiny: Neurgentné úlohy a doplnkové aktivity

Paretovo pravidlo nám hovorí, že 20% vstupov má za následok 80% výstupov. Takže o tom, či budete mať úspešný alebo neúspešný deň, rozhoduje vlastne iba pár hodín.

Metóda 3-3-3 nám tento fakt pripomína. Každý deň by mal mať 3 hodiny vyhradené na to, čo Vás skutočne posunie niekam ďalej: nie na kontrolu mailov, upratovanie kancelárie. Na niečo, čo skutočne prináša výsledky.

Prečo Metóda 3-3-3 funguje

Vždy keď robím svoj time management kurz a rozprávam sa s ľuďmi o produktivite, fascinuje ma ako si takmer všetci uvedomujú že "treba robiť to, čo je dôležité", avšak takmer vždy nás počas dňa pohltí administratíva.

Metóda 3-3-3 je práve o tom, aby sme na tento fakt pamätali a jednoducho si naplánovali, kedy budeme týmto najdôležitejším úlohám venovať svoj čas a pozornosť.

Ako zaviesť Metódu 3-3-3- do praxe

Poradie úloh: Čím začať:
Je iba na Vás, či to najpodstatnejšie urobíte hneď ráno, poobede alebo večer. Každý sa najlepšie sústredí, má najviac energie, inokedy. Nemusíte sa nútiť vstávať o 5:00 ráno, pokiaľ nie ste ranné vtáča a lepšie sa Vám pracuje v noci.

Existuje však riziko, že pokiaľ svoj deň začnete odpisovaním a vybavovaním administratívnych záležitostí, tento zlodej času Vás pohltí a vo finále nebudete mať na to podstatné čas alebo energiu.

Pravidelnosť a budovanie návyku
Počas celého pracovného týždňa by ste časy, kedy makáte na tom najdôležitejšom dodržiavať. Vybudujete si tak návyk a z dlhodobého hľadiska maximalizujete svoju produktivitu.

Je oveľa jednoduchšie a produktívnejšie vedieť, že každý deň medzi 10:00 a 13:00 makám na mojich top úlohách a projektoch, ako keby som mal každý deň plánovať a hľadať okno, kam tie top úlohy pichnem.

A ak si na tento čas vyhradený na deep work (hlbokú sústredenú prácu) navyknete, chráňte ho ako oko v hlave.

Žiadne mítingy, žiadny kávy alebo administratívna práca. Deň je dostatočne dlhý na to, aby ste tie menej podstatné aktivity urobili inokedy.

Praktický príklad

Či už používate nejakú to do list appku, plánujete priamo v kalendári alebo používate klasický papierový diár, viditeľne si rozdeľte svoj deň do troch častí a začnite plánovať.

Prvé 3 hodiny
Pracujete na Vašom najdôležitejšom projekte alebo úlohy. Prečo nie viac? Pretože ak sa naozaj musíte naplno sústrediť a makať, tri hodiny je viac ako dosť.

Niektorí ľudia v dnešnej dobe nie sú schopní dopozerať ani trojhodinový film bez toho, aby sa každú chvíľu dívali na mobil, a to pozeranie filmu vyžaduje ďaleko menej energie ako sústredená práca.

Príklady pre prácu obchodného manažéra:

• Hľadanie nových potenciálnych obchodných partnerov
• Telefonovanie klientom
• Práca na marketingových aktivitách, ktoré budú prinášať dlhodobé výslekdy

Druhé tri hodiny
Pracujte na menej dôležitých, ale za to stále podstatných úlohách. Často to môžu byť čerstvé úlohy, ktoré pristáli na Vašom stole včera alebo dnes ráno a sú dosť urgetné na to, že ich musíte dokončiť dnes.

Príklady:

• Meetingy a telefonáty s kolegami
• Odpísanie na (niektoré) maily
• Administratíva / Operatíva

Tretie tri hodiny
Nie to čas na scrollovanie Facebooku ale na činnosti, ktoré treba raz urobiť, aj keď momentálne nie sú super dôležité ani urgentné.

Príklady:

• Upratovanie kancelárie
• Samovzdelávanie
• Reflexia a plánovanie

Metóda 3-3-3 kombinuje viacero výborných time management techník do jedného dobre uchopiteľného celku. V zásade ide o kombináciu metodík ako Eisenhowerovo okno, Timeboxing, Eat That Frog a v neposlednej rade samozrejme Pomodoro Technika.

Vyskúšajte to. Naplánujte si celý budúci týždeň podľa Metodiky 3-3-3. Verím, že budete produktívnejší.