5 tipov ako písať emaily efektívnejšie

Písanie nie je to isté, ako výplach mozgu.

Možno ste niekedy v dnešnej dobe plnej AI a moderných technológií skúsili svoj email alebo WhatsApp správu nadiktovať. Je to jednoduché. Funguje to. Mobil alebo počítač vie krásne zaznamenať všetko čo mu poviete a všetko to prepísať do textu.

Lenže presne to je ten problém. Email, alebo ostatne akákoľvek textová správa, by nemala byť prepis našich momentálnych myšlienok.

Má to mať štruktúru a pointu. Nie úplne tak, ako nás kedysi učili kedysi na strednej škole počas hodín slovenského jazyka, Úvod-Jadro-Záver, ale jednoduchá a jasná správa, ktorá ušetrí čas čitateľovi a zvýši šancu na to, že Vás človek na druhej strane bude vnímať ako profesionála a odpovie Vám.

Bohužiaľ je v dnešnej dobe stále bežnejšie dostávať emaily na pol A4-ky a viac, kde treba hodinu hľadať pointu. (A niekedy tam vlastne ani žiadna nie je)

Ak chceme, aby na naše emaily kolegovia a zákazníci promptne reagovali, musíme sa naučiť písať efektívne.

Nepoužívajte CC alebo BCC len "pre istotu"

V korporátoch ale aj malých a stredných firmách je bežné dávať do kópie každého a na všetko. Prečo? Buď niekomu píšete email alebo nie. Áno, je možné, že ho píšete viacerým ľuďom, ale v tom prípade .

Čo v prípade, že od Vás šéf pridávanie do kópie vyžaduje?

Pošlite ho na môj kurz 😄 Práca manažéra nespočíva v kontrolovaní všetkých mailov všetkých jeho podriadených - je to o ničom inom.

Samozrejme teraz cielene trochu preháňam a chápem, že existujú situácie kedy je dobré vkladať určitých ľudí do kópie emailu, ale myslím, že pointa tohto bodu je jasná: Čím menej mailov začnú ľudia posielať iba FYI, iba pre istotu, iba "aby si vedel", tým budeme všetci efektívnejší.

Zavolajte namiesto posielania mailu

Niekedy je lepšie namiesto organizovania mítingu poslať email, a niekedy je namiesto emailu lepšie proste zavolať. A ešte predtým samozrejme našu otázku pogogliť či už na internete alebo v internej firemnej databáze otázok a odpovedí.

Email nie je ideálny nástroj na "real-time" komunikáciu. Na to máme Slack alebo telefón. Ak sa potrebujete s niekým o niečom poradiť, ak potrebujete interakciu, siahnite po inom nástroji ako po emaili.

„Stručnosť je sestra talentu.“
-- Anton Pavlovič Čechov

Naučte sa písať stručne (Alebo využite AI)

Napísať stručný email je paradoxne oveľa časovo náročnejšie ako zapísať celú A4-ku. Vyžaduje to totiž zamyslenie, prečítať si po sebe to, čo sme napísali, a upraviť to. Nie je to úplne jednoduché, ale je to extrémne dôležité a stojí to za to.

Našťastie v tomto bode nám už dnes môže pomerne dobre pomôcť technológia.

Skúste skopírovať Váš emailový draft, vložiť ho do ChatGPT, vysvetlite kontext a pointu a poproste o zostručnenie Vášho mailu.

Výsledok, ktorý ChatGPT vygeneruje, je veľmi často naozaj perfektný.

Povedzte, čo chcete

Posledná veta mailu (okrem obligátneho "S pozdravom" samozrejme"), by mala byť jasná konkrétna úloha, ktorú od daného človeka chcete. Nepíšte iba suché "Čo si o tom myslíš?". Napíšte konkrétne na čo presne chcete feedback a do kedy.

Bonus tip: Začnite využívať P.S.

Je dokázané, že človek číta, resp. očami scannuje e-mail v tomto poradí:

• Predmet
• Oslovenie / Prvých pár slov
• PS

Podľa toho, či Váš email na základe týchto troch bodov zaujme, sa človek rozhodne či ho vôbec začne čítať, či ho nechá hniť vo svojom inboxe, alebo ho rovno vymaže.

Ak Váš email neobsahuje PS, ochudobňujete sa o možnosť získať väčšiu pozornosť od Vášho emailového adresáta.

Príklad: V mojich obchodných emailoch som začal využívať jednu taktiku, ktorá (zatiaľ) funguje naozaj skvelo. Keď potenciálnemu klientovi píšem prvý krát, nikdy nezabudnem PS, kde napíšem toto:

• "P.S. Poslal som Vám aj žiadosť na LinkedIn, ak by ste preferovali komunikáciu tam."

Funguje to naozaj dobre. Často si ma človek rovno pridá a bavíme sa normálne cez Linkedin správy, kde komunikácie prebieha ďaleko svižnejšie a efektívnejšie.