Eisenhowerov princíp: Plánujte čas ako americký prezident

Plánovanie času pomocou 4 kvadrantov je metóda stará cez 50 rokov, ale dovolím si tvrdiť, že zatiaľ nič lepšie v oblasti stanovenia priorít vymyslené nebolo.
autor: Andrej Mikula

Štyri kvadranty alebo tzv. Eisenhowerov príncíp je jedna z najlepších metód časového manažmentu. V podstate nás má naučiť jedinú, ale zato kľúčovú vec: plánovať svoj čas podľa dôležitosti a urgentnosti.

Prečo názov Eisenhowerov princíp Pretože presne takto plánoval čas sám Dwight D. Eisenhower, tridsiatyštvrtý americký prezident. Ten podstatu celej metódy vystihol v úžasnom výroku: “To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.”

Tento time management princíp Vás naučí veľmi efektívne plánovať svoj čas a organizovať jednotlivé úlohy podľa priorít. Namiesto nepraktických písmenkových (A, B, C) alebo číselných (1, 2, 3) priorít používa oveľa dômyselnejší systém - rozdeľuje úlohy podľa dôležitosti a naliehavosti.

"To, čo je dôležité, je málokedy naliehavé. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité."
-- Dwight Eisenhower

Eisenhowerov princíp má určite čo to do seba. Podľa môjho názoru je totiž hlavný rozdiel medzi úspešnými a neúspešnými ľuďmi v úlohách, na ktorých pracujú. Je predsa možné pracovať aj 12 hodín v kuse a v podstate nič významné nedokončiť. Za tých 12 hodín môžeme mať za sebou kopu dokončených úloh, ale nikam ďalej nás to neposunie. Prečo? Pretože tie úlohy neboli dôležité.

Veľa ľudí by sa urazilo, keby ich práca mala byť prehadzovanie kameňov z jednej strany plota na druhú. Teoreticky by sme mohli zamestnať druhú skupinu ľudí, ktorá by tieto kamene zase prehadzovala naspať. Žiadny iný zmysel okrem zárobku by v tej práci nebol a preto by takúto ponuku mnoho ľudí neakceptovalo. Ale na svete bohužiaľ existuje mnoho ľudí, ktorých práca o veľa väčší význam nemá...

Nehovorím teraz o tom, že dôležité povolania sú len doktori a učitelia. Snažím sa povedať, že každá jedna práca sa dá vykonávať bez zmyslu alebo so zmyslom. A vykonávať ju s nejakým hlbším zmyslom je väčšinou ťažšie, pretože to od nás chce, aby sme si vyberali ťažšie a náročnejšie úlohy. Inými slovami... Ak chceme byť úspešní, nestačí len makať . Musíme makať na zmysluplných veciach.

Plánovanie času podľa dôležitosti a naliehavosti


Dôležitosť znamená jednoducho, ako veľmi je pre nás daná úloha dôležitá (významná).

Urgentnosť (naliehavosť) znamená, ako nutné je dokončiť danú vec hneď teraz.

Ak si v anglickom slovníku vyhľadáte slovo important (dôležitý), jeden z ponúkaných prekladov bude slovo naliehavý. To ale nie je správne... Dôležitosť vyjadruje stupeň významu určitej aktivity pre Vás osobne. Na druhej strane naliehavosť (urgentnosť) vyjadruje v podstate len počet hodín do deadline-u. Čím viac sa blíži deadline, tým je úloha urgentnejšia. Ale dôležitosť úlohy sa v závislosti od času nijak nemení.

Príklad: Ak študujete posledný ročník vysokej školy, napísanie diplomovej práce je pre Vás určite veľmi dôležité. V októbri to ale asi nie je úplne urgentné. Ak prvý októbrový týždeň nič nenapíšete, nič sa nestane. Ak nič nemáte ešte ani začiatkom apríla, je to problém, a musíte začať makať. (Mimochodom, dá sa to stihnúť :)

Eisenhowerov princíp: 4 kvadranty plánovania

Eisenhowerov princíp

Eisenhowerov princíp rozdeľuje aktivity do štyroch kvadrantov:

  • 1. kvadrant - urobte sami a čo najskôr
  • 2. kvadrant - urobte sami a venujte týmto aktivitám čo najviac času
  • 3. kvadrant - pokúste sa delegovať
  • 4. kvadrant - snažte sa čo najviac obmedziť

To, čo v jednotlivých kvadrantoch máte, záleží jednak od práce, ktorú vykonávate a jednak od Vášho rozhodnutia a momentálnej situácie. Je len na Váš, čomu prisúdite priority, ale musíte si uvedomiť, že dôležitosť nie je to isté, čo urgentnosť.

Väčšina ľudí pri plánovaní svojho času totiž uvažuje iba v rovine urgentnosti, t.j. čo musím urobiť hneď teraz a čo musím urobiť zajtra.

Bohužiaľ sa mnoho z nás takmer vôbec nezamýšľa nad dôležitosťou jednotlivých aktivít, t.j. prečo vôbec niečo musím/chcem urobiť.

"Nestačí byť 'busy'. To sú aj mravce. Otázka je, kvôli čomu sme 'busy'..."
-- Henry David Thoreau

Čo s kvadrantom číslo 4?

Doteraz si pamätám, ako sme sa o tomto učili v škole. Prednášajúci nám položil tú otázku: "Koľko miesta vo svojom diári by ste mali nechať pre aktivity z kvadrantu číslo 4?" Väčšina z nás odpovedala "No predsa nula. Keď niečo nie je dôležité a ani urgentné, prečo by sme to robili?"

Áno, zdá sa to logické. A v ideálnom prípade, by sme naozaj nemali plánovať, že budeme svoj deň tráviť nedôležitými a neurgentnými aktivitami. Bohužiaľ sa však náš život sa nedá naplánovať na hodinu presne. Kvadrant číslo 3 a 4 - to sú hlavne nezamýšľané vyrušenie a neplánované zmeny v programe. Ak chceme byť vo svojom plánovaní realistický, musíme do našej agendy pridať aspoň jednu "voľnú" hodinku ako časovú rezervu.

Ako spoznať, čo je skutočne dôležité?

Keď som bol mladší, študoval som bojové umenia. Možno ste niekedy počuli o jiu-jitsu. V preklade to znamená umenie jemnej cesty, ale dlhší preklad, resp. vysvetlenie je také, že snaha jiu-jitsu je spôsobiť maximálny účinok minimálnym úsilím.

Pre mňa osobne to je v prenesenom zmysle najlepšia definícia dôležitosti, na akú som doteraz narazil.

Pozrite sa na svoj vlastný to do list, zoznam všetkých úloh, a spýtajte sa sami seba:

  1. Ktorá úloha, keď ju dokončím, bude mať najväčší pozitívny efekt na môj život?
  2. A súčasne… Čo zo všetkých mojich úloh je najjednoduchšie urobiť?
  3. No a v neposlednej rade... Kde je ideálny pomer cena / výkon? Ktorá úloha ma posunie ďalej najrýchlejšie?

To sú podľa mňa dôležité úlohy. Na tých by ste mali pracovať.

Ďalšie články na tému: 

Vyskúšajte 5-dňovú time management výzvu

[contextly_main_module]
Copyright TimeManagement.sk 2020
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram