To do list triky

7 málo známych to do list trikov na zvýšenie produktivity

To do list je bežne používaný nástroj osobnej produktivity. Napriek tomu väčšina ľudí nevie, ako svoj to do list používať efektívne.

Za prvé…

To do list je síce zoznam úloh, ale neslúži primárne na ich zapamätanie. Nepíšeme ho (iba) kvôli tomu, aby sme na nič nezabudli. Jeho hlavná funkcia je poskytnúť nám návod, „jízdní řád“ podľa ktorého si zorganizujeme svoj deň alebo svoj projekt.

Myslím si, že toto je veľmi dôležité a tak to radšej napíšem ešte raz. To do list nie je o zapamätaní. To do list je o organizácii.

Hovorím to z toho dôvodu, že odhadom 90 % ľudí s ktorými som sa stretol či už na školeniach alebo vo svojom o osobnom živote si žiadny to do list pravidelne nepíše. „Ja si všetko pamätám. Mám dobrú pamäť, tak na čo si to mám písať?“

O cieľoch alebo úlohách sa zvykne hovoriť: „Something magical happens when you put pen on paper.“ Keď položíte svoje pero na papier, stane sa niečo magické… Nech už to znie akokoľvek ezotericky a new age, je to pravda. V Českej republike sa zase hovorí „Co je psáno, to je dáno“. A neplatí to len o obchodných zmluvách, ale aj o osobnej produktivite. V okamihu, ako napíšte svoje ciele na papier, urobili ste prvý a možno najdôležitejší krok pre ich dokončenie.

1. Píšte si svoj to do list každý večer. Pravidelne.

V bode, keď nás chaos totálne ovládne a nevieme, kde nám hlava stojí väčšina z nás položí na stôl čistú A4-ku a začne rozmýšľať… Myslíme na to, čo potrebujeme dokončiť, a pomaly vkladáme jednotlivé úlohy na papier. Za pár minút máme papier zaplnený a zažívame pocit úľavy. Uľavilo sa nám, pretože sme myšlienky dostali konečne z hlavy von.

Funguje to vždy. Aspoň v mojom prípade ma to do list vždy nakopol a posunul správnym smerom. Začal som si ho teda písať nie len raz za čas, keď už som bol pod záplavou projektov úplne stratený, ale pravidelne každý večer. Každý deň okolo 22:00 som si zadol za stôl a napísal si, čo chcem nasledujúci deň dokončiť.

Postupne som si vybudoval návyk a písanie to to list-u bolo pre mňa rovnako samozrejmé ako čistenie zubov. Asi Vám nemusím hovoriť, že efekt na moju produktivitu bol úžasný. Vysvetľujem si to tak, že je pomerne ľahké sklamať sám seba a nesplniť úlohu, ktorú som si vymyslel a mám ju iba v hlave. Ale nesplniť to, čo je už raz na papieri, je predsa len ťažšie…

2. Úlohy vždy začínajte slovesom

Kontexty sú úžasný nástroj metódy GTD, o ktorej sa tu písalo minulý týždeň. Aby sme túto silu mohli využiť, nepotrebujeme drahé počítačové aplikácie. V zjednodušenej forme nám stačí obyčajný pero a kus papiera. Všetko čo potrebujete, je písať svoje úlohy s akčným slovom na začiatku. A ideálne veľkými písmenami, aby sa Vám vo Vašom zozname úloh dobre orientovalo.

3. Označte dve najdôležitejšie úlohy

Hneď ako si svoj to do list každý večer napíšete, pozrite sa naň a položte si otázku: „Ktoré dve úlohy fakt musím zajtra urobiť, aby som bol so sebou spokojný?“ Inými slovami, ktoré úlohy vo Vašom to do list-e sú skutočne dôležité? Keby ste mali čas na vykonanie iba jednej jedinej úlohy, ktorá by to bola?

Ak si nie ste istý, choďte na to takto… Ktoré úloha sa Vám zdá najťažšia? Ktorá sa Vám zajtra fakt nechce urobiť? Dajte si vedľa nej výkričník a zajtrajší deň začnite práve s ňou. Žiadny Facebook, žiadna ranná kontrola emailov. Sadnite si za stôl a začnite pracovať. Ideálne pomocou Pomodoro techniky.

To do list a podúlohy

4. Rozlišujte medzi úlohou a projektom

Podľa metodiky GTD, ale aj podľa zdravého rozumu, je dobré zložitejšie úlohy rozdeliť na niekoľko krokov. Napríklad príprava PowerPoint prezentácie je pomerne zložitý proces, ale tým, že si jednotlivé kroky vypíšete na papier, zrazu je to všetko jednoduché…

Keď máte všetky úlohy v rámci projektu jasne vypísané, pomáha Vám to sústrediť sa. Sústrediť sa na jednu konkrétnu vec, krok, činnosť, akciu… Neodkladáte veci na neskôr a pracujete produktívne, pretože Vám je jasné, čo presne teraz musíte urobiť.

Rozkúskovanie projektov na jednotlivé úlohy nám uľahčí urobiť prvý krok. Umožní nám vykročiť. A vykračuje sa oveľa jednoduchšie, ak presne viete, akú konkrétnu úlohu máte tu a teraz vykonať.

5. Odhady času

Myslím si, že jeden z dôvodov prečo človek nestíha je ten, že nevieme dobre odhadovat‘ čas, ktorý nám zložitosť projektu… Zvyknite si priamo k Vašim úlohám písať malé poznámky: 5min, 30min, 60min atď… Následne začnite na nejakej úlohe pracovať a keď ju dokončíte, zapíšte si, koľko času Vám skutočne zabrala. Bol Váš odhad správny?

Postupom času sa naučíte plánovať svoj čas lepšie, pretože budete mať oveľa lepšiu predstavu o tom, ako rýchlo či pomaly dokážete Váš to do list dokončiť.

6. Z to do list-u rovno do kalendára

Povedzte mi… Aký je z hľadiska času rozdiel medzi úlohou a schôdzkou? Absolútne žiadny! Ak potrebujete ráno od 9:00 do 11:00 pripravovať prezentáciu pre klienta, 90% ľudí si to do svojho kalendára nezapíše. Títo istí ľudia ale dlhé roky a využívajú svoj kalendár na zapisovanie narodenín, meetingov, a najrôznejších pripomienok.

Kalendár by Vám mal slúžiť ako dokonalý prehľad o tom, ako trávite svoj čas. Ak ho trávite prácou, napíšte si to tam. Ak to urobíte, nemôže sa Vám stať, že nestihnete svoj deadline, pretože ste si naplánovali tri meetingy na dobu, keď ste práve mali dokončovať svoj dôležitý projekt.

Zdroj: The Printable CEO

7. Bodové ohodnotenie namiesto priorít

To najlepšie nakoniec… Potrebujete sa na motivovať a dokončovať dôležité úlohy? Nepoznám lepší spôsob, ako súťažiť sám so sebou. Vykašlite sa na nič hovoriace priority A, B, C… Oveľa oveľa oveľa lepší spôsob je namiesto písmen používať čísla.

Predstavte si to takto: Najdôležitejšia úloha na Vašom to do list-e je hodná 10 bodov. Musí to byť niečo, čo Váš projekt výrazne posúva ďalej. Úlohy, ktoré je sú síce fajn, ale neposúvajú Vás nejak extrémne k cieľu ohodnoťte 5-kou. No a bežným úlohám typu poslať email, zavolať a dohodnúť meeting atď priraďte jednotku alebo dvojka – podľa toho ako to cítite. Na konci dňa si spočítajte koľko bodov ste dosiahli…

Kde je tá mágia? Mágia je v tom, že si Vaše skóre budete zapisovať na zvláštny kus papiera alebo do tabuľky v počítači každý jeden deň. Prirodzene Vás to bude motivovať k tomu, aby ste sa zlepšovali, aby ste si vyberali iba dôležité (ťažké) úlohy a aby ste jednoducho dosiahli čo najvyššie skóre…

 

Vyskúšajte 5-dňovú time management výzvu

Kliknite sem
Andrej Mikula

Volám sa Andrej Mikula a som zakladateľ TimeManagement.sk. Prostredníctvom kurzov a individuálnych konzultácií pomáham ľuďom a organizáciám zvýšovať efektivitu. Viac info nájdete tu.

Štítky: