Keď chce človek spravovať svoje úlohy, v zásade má iba dve možnosti. Papier alebo aplikácia. Papier je síce pecka, ale nikdy nám nedá také možnosti, ako kvalitná appka.

Wunderlist je jedna z najlepších, ak nie vôbec najlepšia, aplikácia na tvorbu to do listov. Mám ju veľmi rád. Vyzerá pekne, jednoducho sa s ňou pracuje, a umožňuje mi rýchlo zachytiť všetky úlohy a v neposlednom rade všetko pekne zorganizovať a naplánovať.

Odkiaľ prichádzajú úlohy

Nech už pracujete v akomkoľvek odvetví, som presvedčený, že jeden z hlavných zdrojov vašich úloh sú emaily. Veľa ľudí používa svoj emailový inbox či už v Outlooku alebo Gmaili súčasne ako to do list, to však nie je najšťastnejšie riešenie.

Čím menej to do listov máte, tým lepšie.

Ideálny počet je jeden. Čiže buď jeden diár alebo jedna appka. Nie diár, poznámkový blok, post-ity na okraji monitora, jedna aplikácia v mobile, druhá v počítači, Google kalendár, iný domáci kalendár… Nie. To je cesta k chaosu.

Ak už máte Wunderlist, diáru alebo post-it bločkov sa zbavíte jednoducho. Email ale asi opustiť nemôžete. Ale môžete ho začať využívať na to, na čo bol vymyslený (na komunikáciu) a nie ako to do list.

Prepošlite si úlohy z mailu priamo do Wunderlistu

Napriek tomu, že táto funkcia existuje vo Wunderliste už od roku 2013, vie o nej len veľmi málo ľudí. A reálne ju využíva ešte menej.

Možno je problém v tom, že ešte donedávna bolo možné preposielať úlohy cez email iba z jednej emailovej adresy - z tej, na ktorú ste mali nastavené Wunderlist konto.

To je už našťastie minulosťou a pridávať úlohy z emailu priamo do vášho Wunderlistu je možné z akejkoľvek emailovej adresy, ktorú si pridáte v nastaveniach aplikácie.

Úvodné nastavenie trvá menej ako 2 minúty

1. Funkcia, o ktorej sa tu rozprávame, sa volá Mail to Wunderlist. V prvom rade ju musíte povoliť v nastavení vášho konta. Prihláste sa teda do vášho Wunderlist konta a kliknite na “Enable Mail to Wunderlist for your account”.
2. Pravdepodobne budete chcieť preposielať úlohy z viacerých adries ako len z jednej hlavnej, pod ktorou ste prihlásený do Wunderlistu. Kliknite preto vľavo na “click here”.
3. Do bieleho textového pola napíšte vašu ďalšiu emailovú adresu a kliknite na modré tlačítko “Add Email”. Môžete pridať akýkoľvek počet adries.
4. Následne vám od Wunderlistu príde email, kde musíte potvrdiť, že ste majiteľom danej emailovej adresy.
5. Hotovo.

Odteraz môžete poslať akýkoľvek email na adresu me@wunderlist.com a ten sa automaticky pridá ako nová úloha nasledovne:

• Z predmetu emailu sa stane názov úlohy
• Obsah celého emailu budete mať v poznámke
• Ak má email prílohy, aj tie sa dokonca prenesú do Wunderlistu

Praktický príklad

Predstavte si, že vám príde email od šéfa, kde je ako príloha zápis z vášho celotímového mítingu. Zo zápisu a samozrejme z emailu pre vás vyplývajú určité povinnosti, ktoré je dobré mať zachytené vo vašom to do liste spolu so všetkými ostatnými projektami a úlohami.

Takýto email by mohol vyzerať asi takto:

PREDMET: Zápis zo stretnutia
OBSAH: Ahoj, posielam zápis z nášho včerajšieho stretnutia.
Nezabudni prosím na svoje úlohy.
Keď to budeš mať hotové, informuj ma emailom.
PRÍLOHA: meeting–4/11/2016.doc

Čo s tým? Toto by som spravil ja…

1. Keď uvidím tento email, v kľude si ho prečítam a skontrolujem prílohu. Ak je všetko ok, kliknem na “Reply” a napíšem niečo ako “Ahoj, ďakujem za zápis. Pustím sa do toho a dám vedieť, keď to bude hotové.”.
2. Do Bcc: napíšem me@wunderlist.com, čím sa po odoslaní táto úloha automaticky pridá do Wunderlistu.
3. Kliknem vo svojej emailovej aplikácii na Send & Archive, čím email zmizne z inboxu, uloží sa do archívu, čo mi pomáha udržovať čistú emailovú schránku.

Celý email aj s prílohou mám teraz uložený vo Wunderliste v hlavnej časti Inbox, kam sa “defaultne” ukladajú všetky vaše nové úlohy. Veď ak používate Wunderlist, viete o čom hovorím… Pri najbližšom spustení Wunderlistu si všetky tieto nové úlohy naplánujem na konkrétny deň. V ten deň úlohy aj naozaj urobím.

Výsledok? Emailový inbox je čistý, vo Wunderliste mám všetky úlohy, som produktívny a cítim sa spokojne ;)