Mail To Wunderlist

Ako a prečo posielať úlohy mailom do Wunderlistu

Andrej Mikula Aplikácie 10 komentárov

Keď chce človek spravovať svoje úlohy, v zásade má iba dve možnosti. Papier alebo aplikácia. Papier je síce pecka, ale nikdy nám nedá také možnosti, ako kvalitná appka.

Wunderlist je jedna z najlepších, ak nie vôbec najlepšia, aplikácia na tvorbu to do listov. Mám ju veľmi rád. Vyzerá pekne, jednoducho sa s ňou pracuje, a umožňuje mi rýchlo zachytiť všetky úlohy a v neposlednom rade všetko pekne zorganizovať a naplánovať.

Odkiaľ prichádzajú úlohy
Nech už pracujete v akomkoľvek odvetví, som presvedčený, že jeden z hlavných zdrojov vašich úloh sú emaily. Veľa ľudí používa svoj emailový inbox či už v Outlooku alebo Gmaili súčasne ako to do list, to však nie je najšťastnejšie riešenie.

Čím menej to do listov máte, tým lepšie.
Ideálny počet je jeden. Čiže buď jeden diár alebo jedna appka. Nie diár, poznámkový blok, post-ity na okraji monitora, jedna aplikácia v mobile, druhá v počítači, Google kalendár, iný domáci kalendár… Nie. To je cesta k chaosu.

Ak už máte Wunderlist, diáru alebo post-it bločkov sa zbavíte jednoducho. Email ale asi opustiť nemôžete. Ale môžete ho začať využívať na to, na čo bol vymyslený (na komunikáciu) a nie ako to do list.

Prepošlite si úlohy z mailu priamo do Wunderlistu
Napriek tomu, že táto funkcia existuje vo Wunderliste už od roku 2013, vie o nej len veľmi málo ľudí. A reálne ju využíva ešte menej.

Možno je problém v tom, že ešte donedávna bolo možné preposielať úlohy cez email iba z jednej emailovej adresy – z tej, na ktorú ste mali nastavené Wunderlist konto.

To je už našťastie minulosťou a pridávať úlohy z emailu priamo do vášho Wunderlistu je možné z akejkoľvek emailovej adresy, ktorú si pridáte v nastaveniach aplikácie.

Úvodné nastavenie trvá menej ako 2 minúty

  1. Funkcia, o ktorej sa tu rozprávame, sa volá Mail to Wunderlist. V prvom rade ju musíte povoliť v nastavení vášho konta. Prihláste sa teda do vášho Wunderlist konta a kliknite na “Enable Mail to Wunderlist for your account”.
  2. Pravdepodobne budete chcieť preposielať úlohy z viacerých adries ako len z jednej hlavnej, pod ktorou ste prihlásený do Wunderlistu. Kliknite preto vľavo na “click here”.
  3. Do bieleho textového pola napíšte vašu ďalšiu emailovú adresu a kliknite na modré tlačítko “Add Email”. Môžete pridať akýkoľvek počet adries.
  4. Následne vám od Wunderlistu príde email, kde musíte potvrdiť, že ste majiteľom danej emailovej adresy.
  5. Hotovo.

Mail to Wunderlist

Odteraz môžete poslať akýkoľvek email na adresu me@wunderlist.com a ten sa automaticky pridá ako nová úloha nasledovne:

  • Z predmetu emailu sa stane názov úlohy
  • Obsah celého emailu budete mať v poznámke
  • Ak má email prílohy, aj tie sa dokonca prenesú do Wunderlistu

Praktický príklad
Predstavte si, že vám príde email od šéfa, kde je ako príloha zápis z vášho celotímového mítingu. Zo zápisu a samozrejme z emailu pre vás vyplývajú určité povinnosti, ktoré je dobré mať zachytené vo vašom to do liste spolu so všetkými ostatnými projektami a úlohami.

Takýto email by mohol vyzerať asi takto:

PREDMET: Zápis zo stretnutia
OBSAH: Ahoj, posielam zápis z nášho včerajšieho stretnutia.
Nezabudni prosím na svoje úlohy.
Keď to budeš mať hotové, informuj ma emailom.
PRÍLOHA: meeting–4/11/2016.doc

Čo s tým? Toto by som spravil ja…

  1. Keď uvidím tento email, v kľude si ho prečítam a skontrolujem prílohu. Ak je všetko ok, kliknem na “Reply” a napíšem niečo ako “Ahoj, ďakujem za zápis. Pustím sa do toho a dám vedieť, keď to bude hotové.”.
  2. Do Bcc: napíšem me@wunderlist.com, čím sa po odoslaní táto úloha automaticky pridá do Wunderlistu.
  3. Kliknem vo svojej emailovej aplikácii na Send & Archive, čím email zmizne z inboxu, uloží sa do archívu, čo mi pomáha udržovať čistú emailovú schránku.

Celý email aj s prílohou mám teraz uložený vo Wunderliste v hlavnej časti Inbox, kam sa “defaultne” ukladajú všetky vaše nové úlohy. Veď ak používate Wunderlist, viete o čom hovorím… Pri najbližšom spustení Wunderlistu si všetky tieto nové úlohy naplánujem na konkrétny deň. V ten deň úlohy aj naozaj urobím.

Výsledok? Emailový inbox je čistý, vo Wunderliste mám všetky úlohy, som produktívny a cítim sa spokojne ;)

Komentáre 10

    1. Post
      Author

      Zdravím Vás,
      myslíte asi iné to do list aplikácie, či? Lebo Wunderlist spolupracuje s každým emailovým klientom, keďže ide iba o obyčajné posielanie mailov… A akú fotku máte na mysli? Môjho aktuálneho to do listu s plánom na dnešný deň? :)

  1. Dakujem za odpoved aj za link na clanok ;)

    S tym inboxom to riesim tak, ze mojim „archivom“ su vsetky maily ktore oznacim ako precitane. Pracujem tym padom s filtrom read/unread.

    Neprecitane maily uz neriesim, takze akonahle mam 0 unread messages, mailbox povazujem za cisty (napriek tomu ze precitanych a ostitkovanych je tam xy).

    Princip je teda asi velmi podobny.

  2. Zdravim, vdaka za clanok ;) rad by som prispel svojou skusenostou, ktora funguje skor v pripade ak mate denne kvantum emailov a Outlook je vasim primarnym pracovnym nastrojom (pracujem ako Account manager v medialke). U mna jednoducho funguju klasicke Outlookove vlajocky, kde mozu ako tasky figurovat samostatne vytvorene ulohy/poznamky, ako aj emaily. Kazdy email, ktory zaroven predstavuje aj task na neskor si po precitani oznacim vlajockou na prislusny datum + v pripade ak ide o top prioritnu vec, nastavim aj reminder. Vsetky ulohy mam tak priamo v Outlooku a co je super, zobrazuju sa mi aj v Outlookovom kalendari. Musim ale priznat ze cast veci stale pisem na papier – asi ten outlookovy tasklist predsa len nie je vizualne najprehladnejsi a bolo by tam toho privela :)

    A ked uz mam to outlookove okienko, ja napriklad maily z inboxu nemazem – vyuzivam kombinaciu stitky a search folders. Cize len farbickujem cez ctrl+f1/f2/fx. Odporucam ;)

    1. Post
      Author

      Zdravím Jozef, ďakujem za zdieľanie celého vášho workflow. Znie to určite zaujímavo. Ako myslíte, že nemažete mailu z inboxu? Vôbec nepoužívate funkciu archív? To je podľa mňa dobrá vec… Ja používam zhruba takúto stratégiu http://www.timemanagement.sk/ako-skrotit-emaily/. Pomáha mi to udržiavať inbox čistý. Ale samozrejme, každému funguje niečo iné, a keď už si nájde svoj spôsob, určite nie je dobrý nápad ho meniť.

      No ale ohľadne papiera… Hej, ten pocit škrtnúť úlohu na papieri je dokonalý, lenže draho vykupený nemožnosťou akokoľvek plánovať a ďalej jednoducho úlohy organizovať.

  3. Zdravím Andrej, Aktuálne používam Todoist. Šetrí mi čas ked nastavujem parametre úlohy, pretože pozná špecifický text počas jej písania ( napr. „every day“, „tomorrow 6pm“, „every 3 days“ …atď ) a automaticky nastaví parametre čas, priorita, štítok…A má aj ďalšie výhody. Štefan

    1. Post
      Author

      Todoist je tiež super čo sa týka funkcií, ale jeho užívateľské rozhranie mi príliš nesadlo. Aj Todoist má možnosť preposielať emaily priamo do Todoistu. Tu je o tom článok v angličtine. Inak toto „everday“ alebo „tomorrow 6pm“ má aj Wunderlist. A dokonca v slovenčine. To ma naozaj prekvapilo. Zistil som to včera pri písaní článku. Úloha znela „Zajtra Publikovať článok o Wunderliste“ a normálne mi automaticky spravilo deadline :)

  4. Post
    Author
  5. Ďakujem. Stručne a jasne napísané. Síce preferujem inú aplikáciu ako Wunderlist, ale ktovie čo sa zmení v budúcnosti :-) Som rád, že ste po roku späť. Štefan

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *