Ranná káva

A hlavne nekontrolujte maily ráno

Zoberme si takú čisto hypotetickú situáciu. Ráno prídete do práce, pozdravíte kolegov a sadnete si za počítač…

Kým sa naštartuje Windows, stihnete si vypiť rannú kávu, pokecať s kolegami v kuchynke a prebrať, čo bolo včera v telke. V chodbe už ale vidíte prichádzať šéfa a tak radšej rýchlo bežite späť na svoje miesto. Systém konečne nabehol a tak… Čo je prvá vec, ktorú urobíte? Klikáte na Outlook a sťahujete nové maily. Je to tak? Trafil som sa?

Mohlo by vás zaujímať: Ako otvárať nové maily v Gmaili namiesto Outlooku.

Ak áno, položte sami sebe túto otázku: „Kto ovláda môj čas? Som to ja alebo Outlook?“

Väčšina z nás nie je v práci schopná sústrediť sa na dôležité úlohy. Namiesto toho, aby sme makali na veciach, ktoré nás skutočne posúvajú ďalej, riešime banality v emailoch.

Email je super nástroj, ale je to nástroj komunikácie – nič menej, nič viac

Predstavte si, že by ste celé dni a týždne presedeli v zasadačke a kecali o tom, aké by bolo super, keby… Divné, že? Ale veď predsa stráviť niekoľko hodín denne v Outlooku je presne to isté. Iba vďaka rozprávaniu sa na nikdy žiadny projekt nedokončil.

Aby sme boli skutočne efektívni, musíme pracovať. A pracovať fakt neznamená čítať a posielať emaily. Pokiaľ zrovna nepracujete na technickej podpore, Váš primárny pracovný nástroj je niečo úplne iné. Možno je to Word, možno nejaká grafická aplikácia, Excel a možno Váš mozog a obyčajné pero a papier, ale určite nie Outlook.

Takže prečo ho otvárate ako úplne prvú vec hneď ráno? Myslíte, že tam bude niečo dôležité? Nebude! Dôležité je to, čo máte napísané na svojom to do liste. Aha, že vy ste si žiadny to do list včera nenapísali? Tak to je veľká chyba :-)

Prečítajte si tento článok a budete vedieť, že zoznam úloh (to do list) vôbec neslúži na to, aby ste nezabudli, čo chcete urobiť. Jeho funkcia je úplne iná.

Ako a kedy pristupovať k mailom?

Skúste implementovať tieto jednoduché tipy a garantujem Vám, že Vaša produktivita narastie minimálne o 100 %.

1) Nekontrolujte email hneď ráno. Určite nie ako prvú vec v práci a už vôbec sa na nedívajte z mobilu doma pri raňajkách alebo cestou do kancelárie. Je totiž dosť veľká šanca, že vo svojom inboxe nájdete veľa relatívne jednoduchých úloh, ktoré začnete riešiť práve preto, že sú jednoduché. Ale odoslané emaily znamenajú ďalšie nové prijaté emaily a tak stále dookola, sem a tam, ping-pong až je zrazu 11:30 a vy odchádzate na obed s pocitom „Čo som pre boha robil celé doobeda?“

2) Stanovte si pevné časy, kedy svoje maily budete kontrolovať. Ja mám nastavenú pripomienku na 10:30 a 16:00, čo považujem za dobu, kedy je najväčšia šanca, že budem môcť maily vybaviť behom chvíľky naraz a nie pripájať sa náhodne každých 10 minút. Skrátka je rýchlejšie odpovedať na kopu emailov naraz ako neustále odbiehať od inej práce, pretože Outlook pripomienka mi tak prikázala. Z čoho hneď vyplýva ďalší bod…

3) Vypnite si upozornenia na nové maily. Nie je nič horšie ako byť zažraný do práce, keď sa zrazu ozve „DING!“, na obrazovke vyskočí „Máte novú poštu!“ a vy ju idete skontrolovať. Kto vám to len píše? Aha, niekto si Vás pridal na Facebooku. Alebo kolega potvrdil meeting. Alebo Váš klient nevie otvoriť prílohu.

No… Fakt super, lenže Vás tento email vyrušil od dôležitej práce a určite nebude trvať iba pár sekúnd, kým sa do nej zase dostanete. Podľa niektorých výskumov môže trvať až celú pol hodinu, kým je človek schopný dostať sa na rovnakú úroveň výkonu, akú mal pred vyrušením. Určite to poznáte… Niekto alebo niečo Vám pretrhne tok myšlienok a… Prázdno. Neblokujte teda svoju kreativitu a vypnite si zbytočné notifikácie o nových emailoch.

Mohlo by vás zaujímať: 9 krokov k prázdnej emailovej schránke

Ak mi neveríte, že prestať čítať emaily každú „voľnú“ chvíľku môže výrazne zvýšiť Vašu produktivitu, chápem Vás. Maily sú predsa základný nástroj komunikácie v každej veľkej firme a je slušné odpovedať rýchlo, nie? No… nie.

Email je tzv. asynchrónna komunikácia. Nie je to chat. Nie je a nemá to byť interaktívne. Keď niekto potrebuje niečo naozaj urgentné, určite Vám zavolá. A z 99% prípadov, nič nie je také urgentné, aby to nepočkalo pár hodín.

4) V prípade, že sa chcete poistiť proti možným katastrofám, nastavte si nasledujúcu automatickú odpoveď. Každý, kto Vám zašle email potom automaticky dostane Vašu predvolenú odpoveď. Stanete sa tak pánom svojho času a prestaňte byť otrokom Outlook. Vy určíte pravidlá hry a preto budete výrazne produktívnejší. Príklad automatickej odpovede:

Dobrý deň, ďakujem Vám za Váš email. Rád by som Vás upozornil, že som momentálne zavalený kopou práce a snažím sa maximalizovať svoju produktivitu. Preto som sa rozhodol kontrolovať svoje emaily iba každý pracovný deň 10:30 a 16:00. Ak ste mi teda poslali mail v piatok po 16-tej hodine, odpoviem Vám najskôr v pondelok o pol jedenástej.

Ak bola Vaša správa urgentná a potrebuje moju okamžitú pozornosť, zavolajte mi prosím na môj mobil 0123 456 789, ale verím vo Váš úsudok ohľadne naliehavosti Vášho emailu a podpore pri mojej snahe o zvýšenie produktivity.

Ďakujem za pochopenie a želám krásny deň.

S pozdravom,
Meno Priezvisko

Ak neviete, ako automatickú odpoveď v Outlooku prípadne inom emailovom programe nastaviť, skúste trochu pogooglovať. Ak sa Vám to nepodarí nájsť, kľudne mi napíšte email.

Rekapitulácia:

Ak by ste si z článku nezobrali nič iné, iba tieto dve body, Vaša produktivita narastie viac, ako tušíte…

  1. Dnes večer si napíšte na A4ku zoznam dôležitých úloh, ktoré zajtra dokončíte. Nie začnete, ale dokončíte. Buďte realistický a nežiadajte od seba príliš veľa. Stačí, ak si naplánujte 3-5 primerane veľkých úloh.
  2. Zajtra si tento papier zoberte so sebou do roboty a ráno nečítajte emaily. Počkajte aspoň do 10:30. Verte mi, že sa naozaj svet nezrúti. A čas od ôsmej do pol jedenástej využite na skutočnú prácu.

Držím palce a teším sa na Vaše komentáre :-)

 

Vyskúšajte 5-dňovú time management výzvu

Kliknite sem
Andrej Mikula

Volám sa Andrej Mikula a som zakladateľ TimeManagement.sk. Prostredníctvom kurzov a individuálnych konzultácií pomáham ľuďom a organizáciám zvýšovať efektivitu. Viac info nájdete tu.