Sú emaily strata času

Je písanie emailov iba strata času?

„Prečo zabíjame celý deň odpovedaním na e-maily a potom si nadávame, že nestíhame dokončiť dôležitý projekt? Zdá sa, že na to existuje pár celkom zaujímavých dôvodov. Číslo jedna je, že písanie mailov nám dáva ilúziu pokroku. A pokrok je obrovský motivátor.“ — 99U.com

Blog 99U dnes ráno pridal krátky rozhovor s behaviorálnym ekonómom Danom Arielym, ktorého možno poznáte z TED.com.

A fakt to stojí za to…

Rozhodol som sa tento ich rozhovor preložiť a pridať k nemu pár svojich postrehov.

Prečo zabíjame celý deň odpovedaním na e-maily a potom si nadávame, že nestíhame dokončiť nejaký dôležitý projekt? Zdá sa, že na to existuje pár celkom zaujímavých dôvodov. Číslo jedna je, že odpovedanie na e-maily nám dáva ilúziu pokroku. (A pokrok je obrovský motivátor.)

Tu je spomínané interview s behaviorálnym ekonómom Dan-om Ariely-m z najnovšej knihy od 99U:

Za prvé, ľudia majú naozaj zlý zlozvyk kontrolovať svoj e-mail hneď ráno ako úplne prvú vec. A pritom pre veľa ľudí je ráno ten najproduktívnejší čas. E-mail je veľmi veľmi lákavý a títo ľudia vlastne obetujú svoj produktívny čas spracúvaním mailov.

Druhá vec je, že keď niečo robíme, potrebujeme cítiť progres.

Chceme sa niekam posúvať. Takže ak vymažete desať mailov zo svojho inboxu, zdá sa, že ste niečo urobili. Ale ak sa nad tým naozaj zamyslíte, finálnym výsledkom tejto práce nebude nič.

Problémom je aj systém práce s kalendárom. Často v ňom máme iba úlohy, ktoré sa zmestia do 30 minút alebo jednej hodiny. Ale úlohy, ktoré by trvali napríklad 50 hodín (zhruba toľko Vám môže zabrať nejaký dôležitý projekt) sa do kalendára z nejakého dôvodu nezadávajú.

Ďalej tu máme oportunitné náklady. Pri peniazoch oportunitný náklad znamená, že vždy keď utratíte 3 eurá za Latte, nemôžete ich už utratiť za niečo iné. S časom je to zložitejšie… Tiež tu fungujú oportunitné náklady, ale je ťažšie ich pochopiť.

Vždy, keď niečo robíte, nerobíte niečo iné. Ale v skutočnosti neviete, čo je tá vec, ktorú nerobíte. Hlavne, ak sa pozrieme na príklad e-mail verus projekt na 50 hodín. Je veľmi ľahké vidieť, že riešite emaily. Ale nie je až tak ľahké vidieť, že nepracujete na projekte, ktorý Vám vo finále zaberie 50 hodín.

A aké je teda riešenie?

Podľa Arielyho, je to celé o stanovení hmatateľných míľnikov svojej práce a zaznamenávaní každodenného postupu.

Priznávam, že som veľkým fanúšikom metódy Inbox Zero, čiže pomerne prácnej metódy, ako si každý deň urobiť poriadok v e-mailoch. Vždy, keď som Inbox Zero dosiahol, bol som na seba hrdý. Cítil som sa dobre. Dokonca som pociťoval presne to, o čom hovorí Dan Ariely o pár riadkov vyššie.

Čas od času zoberiem do ruky iPhone, otvorím si maily a začnem ich kategorizovať. Vždy, keď nejakú správu archivujem alebo vymažem, wow! Urobil som niečo. Teraz už dobre viem, že som v podstate neurobil nič. Dôležité je však to slovné spojenie v podstate, pretože napriek tomu, že mailovanie nie je skutočná práca, bez nej to nejde.

Každopádne ale súhlasím s tým, že každá jedna minúta, ktorú stratíme robením hlúpostí, je stratená navždy – a toto si treba veľmi dobre uvedomiť.

Jednou myšlienka ma však pán Ariely naozaj dostal… Oportunitné náklady. To „niečo iné“. Niečo, čo práve nerobím… Dan Ariely & 99U, ďakujem Vám. Mám o čom rozmýšľať.

A čo vy? Ako sa Vám myšlienka oporunitných nákladov pozdáva? Našli ste sa v tomto článku podobne ako ja? :)

 

Vyskúšajte 5-dňovú time management výzvu

Kliknite sem
Andrej Mikula

Volám sa Andrej Mikula a som zakladateľ TimeManagement.sk. Prostredníctvom kurzov a individuálnych konzultácií pomáham ľuďom a organizáciám zvýšovať efektivitu. Viac info nájdete tu.